16. Egzemplarze autorskie i promocyjne

Egzemplarze autorskie czyli pewna liczba wytworzonych egzemplarzy z utworami lub także ich wykonaniami np. w formie książkowej, zapisu nutowego a także na nośnikach dźwięku (płyt, kaset itp.), przypada przeważnie twórcy i artyście wykonawcy. Zwykle zadajemy sobie pytanie, jaka liczba powinna je obejmować. Będą to jednocześnie egzemplarze, które nie trafią do sprzedaży a więc uszczuplą wartość nakładu. Z punktu widzenia producenta liczba ta nie jest więc bez znaczenia, zwłaszcza przy częstej praktyce sprzedawania egzemplarzy autorskich przez twórców podczas koncertów, spotkań autorskich, benefisów itp. Zgodnie z art.63 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych twórca, a także artysta wykonawca, mają prawo do egzemplarzy autorskich tylko wtedy, gdy zawarta umowa „obejmuje sporządzenie egzemplarzy przeznaczonych do udostępnienia publiczności”. Tak więc tylko w przypadku wyprodukowania i skierowania nakładu (lub takiego zamiaru) do dystrybucji (nie koniecznie do sprzedaży) twórca może egzemplarze autorskie otrzymać. Ich liczbę powinna określać umowa a więc wyłącznie wynik negocjacji stron. Przeważnie jednak liczba egzemplarzy autorskich zależy od utartych zwyczajów w danym rodzaju twórczości, wielkości nakładu, czy nakład jest sprzedawany czy udostępniany nieodpłatnie (np. w formie prezentów dla pracowników) ale także od prestiżu twórcy. Często w treści umowy znajdziemy zapisy uniemożliwiające twórcom i artystom wykonawcom sprzedaż egzemplarzy autorskich zwłaszcza gdy twórca wywalczył ich znaczną liczbę. Jest to zrozumiałe gdyż faktycznie pozbawia to producenta części zarobku. W umowie trafić też można na ustalenia dotyczące obowiązku odebrania egzemplarzy autorskich przez twórcę, gdyż w innym przypadku powinny zostać dostarczone na koszt producenta. W sytuacji gdy wynagrodzenie twórców lub artystów wykonawców uzależnione jest od liczby sprzedanych egzemplarzy, w umowach pojawiają się zapisy o nie wliczaniu egzemplarzy autorskich do nakładu, od którego liczymy wynagrodzenie. Podobne ustalenia dotyczą tzw. egzemplarzy promocyjnych, które jeśli zostały ustalone liczbowo, nie mogą być przez producenta skierowane do sprzedaży. Zwykle opatruje się je na okładce, tamponie lub na „książeczce” napisem lub stemplem „egzemplarze promocyjne”. Często producenci postępują w ten sam sposób z egzemplarzami autorskimi, co do których umówiono się, że twórcy nie mogą ich sprzedawać i opatrują napisem „Egzemplarze autorskie. Nie do sprzedaży”. Oczywiście prawo do „egzemplarzy autorskich”, jako prawo majątkowe przysługuje także następcom prawnym twórcy i artysty wykonawcy (spadkobiercom, nabywcom praw majątkowych) aż do wygaśnięcia autorskich praw majątkowych (70 lat po śmierci twórcy – art.36 ustawy) i praw majątkowych do artystycznego wykonania (50 lat od publikacji artystycznego wykonania – art. 89 ustawy).

Wielokrotnie, jeśli nakład jest mały lub z innych powodów ustalono niską liczbę „egzemplarzy autorskich”, w umowie przyznaje się twórcy i artyście wykonawcy prawo do nabycia określonej liczby egzemplarzy po niższej cenie, przeważnie po cenie hurtowej.

Zupełnie odmiennie niż obecnie regulowała kwestię „egzemplarzy autorskich” oraz promocyjnych i obowiązkowych ustawa o prawie autorskim z 1952 roku. Art.43 tej ustawy ustalał sztywną liczbę bezpłatnych egzemplarzy autorskich należnych twórcy na maksimum 25 w pierwszym wydaniu i 10 w każdym następnym zastrzegając, że nie wlicza się ich do nakładu. Ograniczona do 350 była także liczba tzw. egzemplarzy obowiązkowych i okazowych, które miał prawo wyprodukować wydawca. Egzemplarze okazowe to właśnie służące szeroko rozumianej promocji, zaś obowiązkowe to te, które także i dziś każdy wydawca, w tym muzyczny, ma obowiązek przekazać do wskazanych w ustawie bibliotek. Po dwa „egzemplarze obowiązkowe” każdego wydania należą się, pod groźbą kary grzywny, Bibliotece Narodowej w Warszawie i Bibliotece Jagiellońskiej w Krakowie, po jednym egzemplarzu 14-tu innym bibliotekom, które wymienia rozporządzenie Ministra Kultury.